Деловое письмо — важнейший инструмент деловой переписки. Оно нацелено на сохранение, возобновление, продление и или же расторжение общения. Нацелено на заполнение выгодных предложений, продвижение бизнеса, заполучение инвесторов и т.д. Чаще всего такие письма отправляют поставщикам, компаньенам, партнёрам, акционерам и прочее.
Структура делового письма состоит из таких частей:
- Вступление. Изложения, про что будет идти речь. В свою очередь вступление состоит из следующих элементов:
- Заголовок. Определяет цель письма. Другими словами это его тема.
- Обращение. По правилам делового этикета вы должны обращаться по фамилии, указав при этом должность особы. Также уместно обращаться по имени отчеству. Не допустимо писать инициалы! Только полностью.
- Цель письма. Излагается причина отправки сообщения. Ваша просьба, предложение или пожелание.
- Основная часть. В смысле данной части делового письма, вкладывается вся суть. Все предложения должны быть логично связанными между собой и нести одну цель. В конце раздела следует подвести итог. Выразить своё отношение к данной теме, в зависимости от темы.
- Заключение. Являет собою подпись отправителя. Заключительные предложение должно нести в себе вежливое обращение не переходя грани знакомства с адресатом. Вы должны указать вашу должность, фамилию, имя, отчество и поставить подпись. Если же вы близко знакомы с адресатом уместно будет написать пожелание.
Деловое письмо — официальное средство обмена информацией между переписчиками. Следует помнить, что деловые письма относятся к документации. Поэтому следует корректно вести такую переписку, сохранять их.