Сопроводительное письмо — это один из видов делового письма, составляют которое во время отправки документов. В нем, как правило, в краткой форме перечисляются и описываются документы, у которых отсутствует адресная часть, указывается также их наименование, а также дальнейшие действия получателя данного письма.
Удобство такого сопроводительного письма состоит в том, что:
Первое. Данное деловое письмо является доказательством того, что отправлены определенные документы адресату. Поэтому такое лицо уже не сможет отрицать, что не получал их, так как в таком сопроводительном письме есть описание всех отправляемых в нем документов.
Второе. В таком письме есть вложенная инструкция адресованная получателю указывающая о его дальнейших действиях связанных с этим письмом и полученными документами. В основном перед ним стоит задача, решить какие полученные документы следует подписать и скрепить печатью, а также, какие необходимо обратно вернуть отправителю.
Способы правильного написания сопроводительного письма к документам
Данное письмо пишется согласно существующей общей его структуре. В шапке, то есть в самом верху письма, нужно указать должность, название организации и также получателя письма ФИО. Дальше следует указать дату отправки документа, его номер и написать заголовок письма. В конце пишется ваше обращение к адресату.
В сопроводительном письме к документам его текст начинается обычно со слов:
- Направляем Вам…
- Высылаем Вам…
- Мы представляем Вам…
Здесь следует указать наименование документов, которые отправляются, также их дату и номер и написать инструкцию адресату, которая разъясняет, что с полученными документами делать.
В сопроводительном письме в его основной части можно написать просьбу с такими шаблонными фразами:
- Получение просим подтвердить…
- Просим передать…
- Просим незамедлительно информировать…
- Просим вернуть…
- Настоятельно просим руководствоваться… и т.д.
Также допускается под основным текстом письма сделать отметку о имеющихся приложениях. Это позволит намного облегчить обработку почты и исчезнет вероятность потери отправленных отдельных экземпляров документов (см. пример).
В сопроводительном письме в заключительной его части должна содержаться подпись отправителя с указанием его должности и ФИО.
Сопроводительное письмо к документам оформляется на фирменном бланке компании.
Скачать образец сопроводительного письма к документам в формате doc (word).