Виды деловых писем

Признаки разных форм писем?

По тематике:

Коммерческие – используют при планировании соглашения о коммерческой сделке и при выполнении условий:

Оферта – заявление о заключении сделки с указанием условий.

Запрос — запрос заинтересованной стороны с целью заключения договора или сделки. Часто без указания условий или же с целью уточнения возникшего вопроса;

Рекламация – форма претензии к партнеру, нарушившему свои обязательства. Может быть использовано с целью возмещение понесенных убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – они используются при решении правовых или организационных вопросов:

  • благодарственное письмо – выражает благодарность;
  • гарантийное письмо – подтверждение гарантий или обязательств;
  • информационное письмо – подразумевает оповещение о чём-либо, и заинтересовывают получателя;
  • письмо-напоминание – памятка о выполнении договоренностей или обязательств. Содержит меры, принятые в ситуации невыполнения;
  • письмо-подтверждение – в нём содержится подтверждение о получения товара, а также выражение согласия;
  • письмо-поздравление – поздравление по поводу чего-либо или какого-либо события;
  • письмо-приглашение – представляет собой приглашение куда-либо, например: выставку, концерт или другое событие;
  • письмо-просьба – является формой просьбы на совершение или прекращение какого-либо действия. Может содержать призыв к чему-либо;
  • письмо-соболезнование – сострадание с каким-то событием;
  • сопроводительное письмо – отправляется для сообщения получателю о направлении сопровождающих материалов, документации и т.п.



По выполняемым функциям:

  • письма-ответы – отчет на пришедшие инициативные сообщения;
  • инициативные письма – пишутся по инициативе отправителя с какой-то конкретной целью;
  • письма, подразумевающие ответ (запрос, предложение, обращение);
  • письма, не подразумевающие ответ (предупреждение, извещение, соглашение).

По форме получения:

  • циркулярные письма – письма, отправленные нескольким получателям сразу;
  • обычные письма — адресованные одному индивидуальному лицу.

По композиционному признаку:

  • одноаспектные – в содержании находится один вопрос;
  • многоаспектные – охватывают несколько вопросов сразу.

По структуре:

  • регламентированные – создаются по установленному определенному плану;
  • нерегламентированные – в содержании текст автора и пишутся в свободной форме. Не имеют подготовленного плана.

По формату отправления:

  • конвертные – с использованием обычной почты в конверте;
  • электронные – отсылаемые в электронной форме на e-mail адрес;
  • факсовые – отправляемые по факсу.

 



Наверх