Как написать гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это деловой некоммерческий документ, содержащий в себе гарантию (подтверждение) взятых на себя обязательств соблюдения каких-то условий и их выполнение. В такие условия входят: сроки и факт оплаты за приобретенную продукцию, выполнение определенной работы или же оказание услуг, гарантированное качественное выполнение и др. Другими словами данный деловой документ служит гарантией на выполнение взятых одной из сторон сделки на себя обязательств. Гарантийное письмо при получении письма-претензии, также необходимо составлять.

Образец бланка гарантийного письма имеет следующие реквизиты:

1. Порядковый исходящий номер с датой

2. Основной получатель (адресат) письма. Такая информация подразумевает указание в документе название компании, ФИО ее руководителя или должностного лица, которому данный документ адресован. Как правило, такое письмо оформляют на имя главного руководителя компании.

3. Писать заголовок в документе «Гарантийное письмо» необязательно, указать можно только тему письма

4. Содержание письма. Можно в произвольной форме, но с указанием обязательных элементов, таких как: какие взятые на себя обязательства, объем взятых обязательств и сроки их выполнения согласно требованиям организации. В тексте письма в основном содержатся такие формулировки:

  • Гарантируем …
  • Гарантируем настоящим письмом…
  • Компания Х гарантирует…
  • Гарантируем в полном объеме своевременную оплату…
  • Настоящим письмом гарантируем… 

В тексте письма также необходимо адресату указать свои реквизиты банка, при желании можно разместить на договор ссылку. В платежном документе также нужно обязательно указать размер штрафа в случае невыполнения взятых на себя договорных обязательств.

Заключительный элемент для заполнения — это подпись составителя гарантийного письма с ее расшифровкой (с указанием фамилии и инициалов).

Данный документ, как правило, оформляется на бланке компании, где должна быть подпись руководителя, и подтверждена печатью. В отдельных случаях требуется и подпись бухгалтера.

Пример гарантийного письма скачать.